NAHLÍŽENÍ DO ARCHIVÁLIÍ A POŘIZOVÁNÍ VÝPISŮ, OPISŮ A KOPIÍ

SPISOVÁ SLUŽBA

• Výkon spisové služby
• Příjem dokumentů
• Označování dokumentů
• Evidence dokumentů
• Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
• Tvorba spisu
• Rozdělování a oběh dokumentů
• Vyřizování dokumentů
• Vyhotovování dokumentů
• Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
• Odesílání dokumentů
• Ukládání dokumentů
• Vyřazování dokumentů ve skartačním řízení

VÝBĚR ARCHIVÁLIÍ

• Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií
• Výběr archiválií ve skartačním řízení
• Výběr archiválií mimo skartační řízení

VÝVOZ ARCHIVÁLIE Z ÚZEMÍ ČESKÉ REPUBLIKY

NAHLÍŽENÍ DO ARCHIVÁLIÍ A POŘIZOVÁNÍ VÝPISŮ, OPISŮ A KOPIÍ      (nahoru)

Do jakých archiválií lze v archivu nahlížet?

Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek stanovených zákonem o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a badatelským řádem archivu, který je trvale zveřejněn a přístupný na těchto internetových stránkách SOkA Ústí nad Orlicí. K dispozici je rovněž v badatelně archivu a samozřejmě na požádání.
§ 34 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Do archiválií, které byly archivu svěřeny do úschovy na základě smlouvy o úschově, lze nahlížet za podmínek stanovených zákonem o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a badatelským řádem archivu a za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií zůstávají při nahlížení nedotčena.
§ 34 odst. 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
V archivech se nahlíží do kopií archiválií určených k uživatelské práci. Do originálů archiválií lze nahlížet jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie.
§ 34 odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Dále platí (zjednodušené):

• k nahlížení v archivech jsou přístupné archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak; nevztahuje se na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů a z činnosti bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek, jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie; nevztahuje se na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat; nevztahuje se na původce archiválií - tyto subjekty mohou nahlížet do archiválií, jichž jsou původci, bez omezení, ustanovení platí i pro právní nástupce původců archiválií; nevztahuje se na organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby ČR, územní samosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů oprávněny nahlížet do dokumentů, neboť jsou oprávněny nahlížet v archivech do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek
  § 37 odst. 1, 10-13 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
• k nahlížení v archivech jsou přístupné všechny zveřejněné archiválie
  § 37 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
• do archiválií obsahujících osobní údaje žijící osoby lze nahlížet, nevznesla-li tato osoba písemně námitky; nevztahuje se na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek, jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie; nevztahuje se na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat; nevztahuje se na původce archiválií - tyto subjekty mohou nahlížet do archiválií, jichž jsou původci, bez omezení, ustanovení platí i pro právní nástupce původců archiválií; nevztahuje se na organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby ČR, územní samosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů oprávněny nahlížet do dokumentů, neboť jsou oprávněny nahlížet v archivech do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek
  § 37 odst. 2, 11-13 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
• do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje, lze nahlížet jen s předchozím písemným souhlasem této osoby; nevztahuje se na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek, jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie; nevztahuje se na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat; nevztahuje se na původce archiválií - tyto subjekty mohou nahlížet do archiválií, jichž jsou původci, bez omezení, ustanovení platí i pro právní nástupce původců archiválií; nevztahuje se na organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, zpravodajské služby ČR, územní samosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů oprávněny nahlížet do dokumentů, neboť jsou oprávněny nahlížet v archivech do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek
  § 37 odst. 3, 11-13 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
• nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže:
  1. fyzický stav archiválií nahlížení neumožňuje,
  2. stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje,
  3. fyzická osoba vznesla námitku proti nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její osobní údaje,
  4. fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje,
  5. zvláštní právní předpis (z. č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti) nahlížení do archiválií vylučuje nebo žadatel nesplňuje podmínky stanovené zvláštním právním předpisem
  § 38 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Jak je možné, že v jednotlivých badatelnách archivů platí jiné podmínky pro předkládání archiválií, když je přílohou archivního zákona jednotný badatelský řád a platí stejný zákon?

Vysvětlení je jednoduché. Podle zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů má prováděcí právní předpis stanovit Vzorový badatelský řád. Ten byl skutečně vydán jako příloha č. 3 k vyhlášce č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a je závazný nejen pro badatelny státních okresních i oblastních archivů na území České republiky. Podle § 16 odst. 2 právě jmenované vyhlášky Vzorový badatelský řád mohou archivy pouze rozšířit o vlastní ustanovení, která vycházejí ze zvláštních podmínek archivu, při zachování základního textu Vzorového badatelského řádu. Přitom však doplní vždy ustanovení o množství předkládaných archiválií na podmínky svého archivu - míněno na 1 návštěvní den. Nejméně třicetidenní lhůty k zahájení nahlížení do archiválií a k pokračování v něm stanoví zákon.
§ 36 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí vyžaduje dodržování zákonných ustanovení a badatelského řádu od všech badatelů bez výjimek a jakýchkoliv rozdílů. Jednoznačně doporučujeme, aby se badatel s podmínkami badatelského řádu vždy před zahájením studia důkladně seznámil.
Badatelský řád SOkA Ústí nad Orlicí je k dispozici na těchto internetových stránkách archivu.

Je pořizování výpisů, opisů a kopií v archivu zpoplatněno?

Ano, je.
Služby a souhlas s jednorázovým užitím reprodukce archiválií poskytované veřejnými archivy jsou zpoplatněny podle Ceníku služeb a reprodukčních poplatků platných ve veřejných archivech. Veřejné archivy poskytují služby podle svých technických možností. Ceník poskytovaných služeb je k dispozici rovněž na těchto internetových stránkách SOkA Ústí nad Orlicí.
§ 17 vyhlášky č. 192/2009 Sb.

Může badatel v badatelně archivu používat vlastní fotoaparát?

Ano, může, pokud budou dodržena ustanovení platného badatelského řádu a bude vyplněna vyhláškou stanovená Žádost o souhlas s použitím vlastního reprodukčního zařízení s prohlášením. Fotoaparát lze použít samozřejmě pouze k fotografování archiválií, nikoliv interiéru archivu a osob.

SPISOVÁ SLUŽBA      (nahoru)

Výkon spisové služby      (nahoru)

Musí vykonávat spisovou službu obec?

Ano, musí.
Obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem jsou povinny dodržovat všechna ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
§ 63 odst. 1 písm. d) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Malé obce (bez stavebního nebo matričního úřadu) vykonávají spisovou službu v rozsahu, který stanoví zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
§ 63 odst. 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí obec vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby?

Ne, není povinna.
Obec si může výkon spisové služby vybrat v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Avšak evidenci dokumentů (podací deník) je povinna vykonávat v elektronickém systému spisové služby - od 1. ledna 2010. Totéž se týká samozřejmě i obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem.
§ 63 odst. 3 a 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Jednoznačný výkon spisové služby pouze v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě nebude v praxi možné zachovat. Datové schránky a povinně zřízené elektronické podatelny obcí nemohou zásady vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby opomenout.
Obec bude spravovat dokumenty v digitální (elektronické) i analogové (písemné) podobě.

Musí město vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby?

Ne, není povinno.
Město si může výkon spisové služby vybrat v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Avšak evidenci dokumentů (podací deník) je povinno vykonávat v elektronickém systému spisové služby - od 1. ledna 2010. Totéž se týká obcí a pověřených obecních úřadů obcí.
§ 63 odst. 3 a 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Jednoznačný výkon spisové služby pouze v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě nebude v praxi možné zachovat. Datové schránky a povinně zřízené elektronické podatelny měst nemohou zásady vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby opomenout.
Město bude spravovat dokumenty v digitální (elektronické) i analogové (písemné) podobě.

Musí vykonávat spisovou službu škola - základní a střední?

Ano, musí.
§ 63 odst. 1 písm. a) s odkazem k § 3 odst. 1 písm. j) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Školy a školská zařízení vykonávají spisovou službu povinně tehdy, jsou-li zapsány Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy do školského rejstříku, který je veden podle § 141 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a to bez ohledu na jejich zřizovatele.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Musí vykonávat spisovou službu škola soukromá nebo církevní?

Ano, musí.
§ 63 odst. 1 písm. a) s odkazem k § 3 odst. 1 písm. j) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Školy a školská zařízení vykonávají spisovou službu povinně tehdy, jsou-li zapsány Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy do školského rejstříku, který je veden podle § 141 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a to bez ohledu na jejich zřizovatele.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Musí škola vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby?

Ne, nemusí.
Škola si může výkon spisové služby vybrat v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě. Avšak evidenci dokumentů (podací deník) je povinna vykonávat v elektronickém systému spisové služby - od 1. ledna 2010.
čl. 18 odst. 2 a 3 z. č. 424/2010 Sb.
Jednoznačný výkon spisové služby pouze v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě nebude v praxi možné zachovat. Datové schránky a možné zřízené elektronické podatelny škol nemohou zásady vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby opomenout.
Škola bude spravovat dokumenty v digitální (elektronické) i analogové (písemné) podobě.

Musí vykonávat spisovou službu mateřská škola?

Jednoznačnou a nezpochybnitelnou odpověď „NE“ není jednoduché vyslovit. Mateřské školy jsou sice v jednom z odstavců zbaveni povinnosti uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií a zbaveni výkonu spisové služby, ale jiný odstavec pro právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty v přílohách č. 1 nebo č. 2 k zákonu o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, uvádí, že povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají, stejně jako výkon spisové služby v zákonem stanoveném rozsahu. Nelze nezmínit, že mateřské školy vytvářejí rozhodnutí podle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, a jsou tudíž povinny používat čísla jednací. Ta bez podacího deníku a plnění některých legislativních povinností nemohou získat.
Nabízí se řešení v podobě rozhodnutí statutárního zástupce mateřské školy, nebo stanovení povinností zřizovatelem.
Značná pozornost by měla být věnována ochraně zabezpečení dokumentů s citlivými údaji! Nedoporučujeme ani podceňovat způsob jejich likvidace.
§ 63 odst. 1 a 2, porovnej § 3 odst. 1 písm. j) a písm. h) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí vykonávat spisovou službu zdravotnické zařízení?

Zdravotnická zařízení vedou spisovou službu tehdy, jsou-li:

• státními příspěvkovými organizacemi
• organizačními složkami územních samosprávných celků
• právnickými osobami zřízenými nebo založenými samosprávnými celky
• veřejnými výzkumnými institucemi
• právnickými osobami zřízenými zákonem

§ 3 odst. 1 písm. a), d), g), h), l) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí vykonávat spisovou službu notáři?

Ne, nemusí.
§ 63, § 3 odst. 1 písm. n) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Povinností notáře je uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, který provádí místně příslušný archiv. Pro notáře, kteří mají své sídlo na území okresu Ústí nad Orlicí, je místně příslušným archivem Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí, vnitřní organizační jednotka Státního oblastního archivu v Zámrsku.
§ 3 odst. 1 písm. n), odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí vykonávat spisovou službu podnikatel?

Ne, nemusí.
Povinnost výkonu spisové služby platí pouze pro veřejnoprávní původce a tzv. určené původce, neplatí pro soukromoprávní původce.
Podnikatelé v rámci své efektivní a přehledné administrativy samozřejmě mohou využít a přizpůsobit si zákonem stanovené povinnosti vedení spisové služby, která pro veřejnoprávní původce platí.
Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud vytvářejí dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu o archivnictví a spisové služně a o změně některých zákonů, jsou však povinni uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, za podmínek stanovených zákonem, který provádí místně příslušný archiv. Pro podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, kteří mají své sídlo na území okresu Ústí nad Orlicí, je většinou místně příslušným archivem Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí, vnitřní organizační jednotka Státního oblastního archivu v Zámrsku.
§ 63, § 3 odst. 2 písm. a), odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí vykonávat spisovou službu

• církev a náboženská společnost?
• nadace?
• nadační fond?
• občanské sdružení (spolek)?
• obecně prospěšná společnost?
• odborová organizace?
• organizace zaměstnavatelů?
• profesní komora?
• politická strana?
• politické hnutí?

Ne, nemusí.
Povinnost výkonu spisové služby platí pouze pro veřejnoprávní původce a tzv. určené původce, neplatí pro soukromoprávní původce.
Způsob vedení administrativy si uvedení soukromoprávní původci stanovují dle vlastního uvážení, případně podle pokynů svých nadřízených.
Shora uvedení soukromoprávní původci mají za povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií, za podmínek stanovených zákonem o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který provádí místně příslušný archiv. Pro soukromoprávní původce, kteří mají své sídlo na území okresu Ústí nad Orlicí, je většinou místně příslušným archivem Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí, vnitřní organizační jednotka Státního oblastního archivu v Zámrsku.
§ 63, § 3 odst. 2 písm. b), odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Kdo musí vést spisovou službu v mimořádných situacích a co to ty mimořádné situace jsou?

Mimořádné situace jsou:

• živelní pohroma
• havárie ekologická, průmyslová či jiná
• taková situace, kdy původce nemůže po omezené časové období vést spisovou službu obvyklým způsobem

Spisovou službu v mimořádných situacích musí vést všichni, kteří jsou povinni vykonávat spisovou službu podle zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, tzn. ti, kteří jsou veřejnoprávními nebo určenými původci.
§ 63 odst. 1 a 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb., § 21 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Musí obec vydat spisový řád?

Obec s pověřeným obecním úřadem a obec se stavebním nebo matričním úřadem musí vydat spisový řád. Ostatní obce nemusí.
§ 66 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Doporučujeme, aby i obce a ti původci, kteří nemají povinnost vydat spisový řád, tak učinili, neboť je praktičtější a přehlednější mít stanovené zákonné povinnosti popsány v jedné normě pohromadě než roztroušené v jiných povinných vnitřních předpisech.

Příjem dokumentů      (nahoru)

Jak se doručuje dokument?

Dokument v digitální (elektronické) podobě se doručuje

• na e-mailovou adresu elektronické podatelny úřadu,
• prostřednictvím informačního systému datových stránek do datové schránky,
• osobně na médiu pro přenášení dokumentů v digitální podobě (CD, DVD, USB atd.).

Dokument v analogové (písemné) podobě se doručuje

• prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,
• kurýrem,
• osobně do podatelny.

Věc je možné sdělit také ústně do protokolu.
Metodický návod č. j. MV-52207-1/AS-2010 ze dne 20. 5. 2010

Důležité upozornění!

Podle správního řádu je podání možné učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem.
Pokud je splněna podmínka, že podání je do 5 dnů potvrzeno nebo doplněno, jak je v první větě uvedeno, je možné podání učinit pomocí jiných technologických prostředků, tzn. dálnopisem, telefaxem, veřejné datové sítě (e-mailem) bez použití zaručeného elektronického podpisu.
§ 37 odst. 4 z. č. 500/2004 Sb.

Je-li v adrese na doručené obálce uvedeno na prvním místě jméno a příjmení starosty/starostky nebo ředitele/ředitelky školy s uvedením funkce, může se dopis v podatelně nebo na sekretariátu otevřít?

Obálka s dopisem by měla být označena otiskem podacího razítka a datumem doručení, případně jiným technologickým prostředkem, a předána adresátovi neotevřená. Zjistí-li starosta nebo ředitel školy po otevření dopisu, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho označení a zaevidování. To samé platí pro dokument v digitální podobě, který byl doručen na elektronickou adresu (e-mailem), včetně ostatních zaměstnanců původce.
Pokud je však na prvním místě na obálce označena funkce, např. „Vážený pan starosta“, „Vážená paní ředitelka“ a teprve potom jméno a příjmení, obálka se otevírá a s dokumentem se zachází standardním způsobem. Pokud ani v tomto případě si „funkční adresát“ nepřeje otevírání zásilek, podmínky se uvedou ve spisovém řádu, nebo jiném vnitřním předpisu. Po otevření se postupuje shora popsaným způsobem.
§ 3 odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Jelikož adresátovi, jímž je fyzická osoba, není možné nařídit dobu otevření obálky, datum zaevidování takového dokumentu nemůže být ve většině případů totožné s datem doručení dokumentu. Datem doručení dokumentu se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předá k zaevidování. Aby se zabránilo velkému rozdílu mezi datem převzetí obálky s dokumentem podatelnou a datem jeho označení v případě, že obsahuje dokument úředního charakteru, je vhodné ve spisovém řádu původce nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, uvést povinnost otevřít obálku dokumentu doručenou na jméno a příjmení fyzické osoby při jejím předání této osobě.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Musí správní orgán umožnit přijímání podání v elektronické podobě?

Ano, musí.
§ 37 odst. 7, 8 z. č. 500/2004 Sb.
Pokud původce patří k orgánům veřejné moci, je povinen pro příjem dokumentů v digitální podobě zřídit elektronickou podatelnu podle vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Přijímá se telefonát jako dokument?

Pokud vznikl dokument jako záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně, samozřejmě ano. Záznam se předává neprodleně do podatelny k evidenci jako každý jiný dokument. Za předání zodpovídá zaměstnanec, který dokument převzal nebo pořídil záznam.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Je neplatnost elektronického podpisu vždy škodlivým kódem a dokument také neplatný?

Vždy tomu tak být nemusí, ale na místě je obezřetnost. Pokud se při ověření zjistí, že zaručenému elektronickému podpisu připojenému k digitálnímu dokumentu vypršela platnost certifikátu, je potřebné ověřit, zda byl či nebyl zneplatněn rovněž kvalifikovaný certifikát zaručeného elektronického podpisu vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Jestliže nevypršela platnost zmiňovaného certifikátu a neprokáže se zneužití pro digitální podepsání dokumentu v digitální podobě, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, neprokáže-li se opak (§ 69a odst. 8 z. č. 499/2004 Sb.).
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Označování dokumentů      (nahoru)

Musí se dokument označovat jednoznačným identifikátorem i podacím razítkem?

Dokumenty v analogové podobě se opatřují podacím razítkem a vyžaduje-li to používaný software elektronického systému spisové služby (ESSS), opatří se současně jednoznačným identifikátorem. I když to používaný software ESSS nevyžaduje, je možné dokument v analogové podobě v den jeho doručení opatřit podacím razítkem a současně i jednoznačným identifikátorem.
Metodický návod č. j. MV-52207-1/AS-2010 ze dne 20. 5. 2010
Pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě, doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem, který zajišťuje u právě u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby. Jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu.
Doručený dokument v analogové (písemné) podobě, jehož povaha to umožňuje, se zpravidla převede prostředky autorizované konverze, jiné konverze nebo provede převod dokumentu v analogové podobě do podoby digitální, a takto vzniklý dokument v digitální podobě se opatří jednoznačným identifikátorem.
§ 5 odst. 1 a 3 vyhlášky č. 191/2009 Sb.
Pokud původce vede spisovou službu v listinné podobě, doručený dokument v analogové (písemné) podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek, který splňuje náležitosti podacího razítka podle vyhlášky. Původcem vytvořený dokument v analogové podobě se opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Dokument v digitální podobě se převádí prostředky autorizované konverze nebo jiné konverze do analogové podoby, anebo se provede převod dokumentů v digitální podobě do podoby analogové. Takto vzniklý analogový (písemný) dokument je opatřen číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů a podacím razítkem, popřípadě jiným technologickým prostředkem, který splňuje náležitosti podacího razítka podle vyhlášky.
§ 5 odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Otisk podacího razítka musí obsahovat položky pro vyplnění údajů. Kde je stanovena povinnost mít údaje vyplněné?

Nezpochybnitelnou povinnost, jako tomu bylo ve zrušené vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nová vyhláška neobsahuje. Je však logické, že když otisk podacího razítka obsahuje položky pro vyplnění údajů, měly by být položky také vždy vyplněné. Jinak by otisk podacího razítka ztrácel svůj smysl. Ostatně, obsahová stránka, rozsah položek, pro vyplnění údajů je totožný, jako pro možný technologický prostředek.
§ 5 odst. 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Co je technologický prostředek, který může nahradit podací razítko?

Technologickým prostředkem může být například elektronické označování doručeného dokumentu v analogové podobě, vyznačování doručení a evidence samolepkou s identifikátorem dokumentu. Musí však obsahovat všechny náležitosti potřebné k jednoznačné identifikaci dokumentu a okamžiku jeho doručení. Použitý technologický prostředek, kterým je opatřen doručený analogový dokument, musí obsahovat všechny povinné údaje jako podací razítko.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Vede-li se spisová služba elektronicky, mohou také existovat písemné evidence dokumentů?

Ano, mohou. Vede-li původce spisovou službu v elektronické podobě, může její součástí být rovněž evidence dokumentů v analogové (písemné) podobě.
§ 5 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Kdy má původce použít autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední?

(výsledkem konverze-převodu je kopie s právními účinky prvopisu)
Původce použije autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední tehdy, když potřebuje, aby převedený dokument měl právní náležitosti shodné s prvopisem a je-li možné ji provést. Případy, kdy autorizovanou konverzi z moci úřední nelze provést, jsou vyjmenovány v § 24 odst. 5 z. č. 300/2008 Sb. Použije se nejen pro vlastní potřebu, ale zejména pro komunikaci s dalšími původci nebo jinými fyzickými či právnickými osobami.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Kdy má původce použít převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální a naopak?

(výsledkem konverze-převodu je ověřená kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem)
Tuto podobu konverze použije původce jen pro vlastní vnitřní potřebu. Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky.

Kdy má původce použít tzv. jinou konverzi?

(výsledkem konverze-převodu je neověřená kopie prvopisu)
Běžné vytištění elektronického dokumentu nebo skenování písemného dokumentu se provádí pro vnitřní potřebu původce a vzniklé kopie nemají žádný právní účinek.
Elektronický dokument vzniklý tímto převodem se opatří jednoznačným identifikátorem jen v případě, že výstup jinou konverzí bude zaveden do systému spisové služby.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Evidence dokumentů      (nahoru)

Které dokumenty nepodléhají evidenci?

Neevidují se ty dokumenty, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, např.: brožury, ceníky a cenové nabídky, cestovní příkazy, cestovní účty, časopisy, datové zprávy neúřední povahy, dodací listy, doručovací knihy, knihy, kopie (jsou-li zachovány originály, nejsou-li součástí nebo přílohou originálu dokumentu, nejsou-li stejnopisy zhotovenými z elektronického originálu – tzv. konverze do analogové (papírové) podoby), kulturní programy, nabídkové letáky, nevyžádaná obchodní sdělení (tzv. spamy), noviny, oběžníky, osobní poznámky z jednání zaměstnance původce (nestává-li se součástí spisu), poštovní knihy, pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení, nejsou součástí spisu, na důležitá jednání), propagační a reklamní písemnosti (doručené), Sbírky zákonů, soukromé dokumenty, věstníky, vstupenky, výkazy pomocné.
Jedná se o takové typy dokumentů, které nejsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu a nevyřazují se ve skartačním řízení - mohou se zlikvidovat dle uvážení.
Typy dokumentů, které nemají úřední charakter a nepodléhají evidenci, uvede původce ve spisovém řádu. Pokud nevydá spisový řád, musí původce zásady pro vedení spisové služby včetně typů dokumentů podléhajících evidenci uvést v jiném vnitřním předpise.

Evidují se e-maily?

Pokud e-mail obsahuje úřední sdělení nebo takové, na které je potřebné odpovídat, potom určitě ano. Pokud má e-mail charakter nepodstatného telefonického hovoru, není evidence nutná. Pozor na průkaznost - elektronický podpis - zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, tzv. uznávaný elektronický podpis.
E-mail konkrétního zaměstnance původce je určen výhradně k úřední činnosti, soukromé e-maily do zaměstnání nepatří!

Evidují se telefonáty?

Telefonáty - úřední podání, úřední dotaz, úřední doplnění informace atd. - určitě ano! Podstata se zapíše na papír s uvedením základních identifikačních údajů: telefonní číslo, jméno telefonujícího, adresa, datum, čas (hodina, minuta), podstata telefonického hovoru, jméno zapisujícího a jeho podpis. Dále se postupuje standardním způsobem.

Stačí k evidenčním účelům Kniha došlé pošty a Kniha odeslané pošty?

V žádném případě nestačí.
Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v analogové podobě je podací deník. Pokud je spisová služba vedená v analogové podobě s povinností elektronické evidence nebo v elektronické podobě, je základní evidenční pomůckou elektronický systém spisové služby. Pro obce, města, školy a další určené původce je zákonnou povinností vykonávat evidenci dokumentů (podací deník) v elektronickém systému spisové služby, a to nejpozději od 1. ledna 2010.
§ 63 odst. 1 až 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb., § 6 odst. 1 a 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Jaké dokumenty se neevidují v podacím deníku, ale v tzv. samostatné evidenci?

V samostatné evidenci se evidují dokumenty na základě požadavků jiného právního předpisu, nebo pokud si tak stanoví původce, a to ve spisovém řádu nebo v jiném právním předpise, který upravuje výkon spisové služby původce. Samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě jsou agendové informační systémy.
§ 6 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb.
Samostatné evidence dokumentů jsou vhodné pro stanovené agendy. Spisový řád nebo jiný vnitřní předpis, nevydává-li původce spisový řád, vyjmenuje všechny samostatné evidence dokumentů s jejich náležitostmi včetně způsobu tvorby označení dokumentů a jejich obsahu.
Původce může vést samostatné evidence podle vlastního uvážení v elektronické nebo listinné podobě.
Typickým příkladem je evidence faktury v knize faktur; dále např. agendy dávek pomoci v hmotné nouzi, právní předpisy obce, žádosti o vydání cestovních dokladů a provedení změn v cestovních dokladech, žádosti o vydání občanských průkazů a provedení změn týkajících se evidence obyvatel, kniha přidělených úředních čísel, matriční knihy, ověřování matričních dokladů pro cizinu, evidence vidimací a legalizací, evidence dávek sociálních služeb, evidence vydaných ověřených výstupů z informačních systémů veřejné správy, evidence žádostí o výpisy z rejstříku trestů, evidence provedených autorizovaných konverzí.
Metodický návod č. j. MV-52207-1/AS-2010 ze dne 20. 5. 2010
Přílišné využívání samostatné evidence u obcí bez stavebního a matričního úřadu a škol nedoporučujeme, protože se podstatně změnily podmínky evidence. Rozdíl v povinnostech v porovnání s podacím deníkem je minimální.

Musí být nějakým způsobem evidovány i dokumenty v samostatné evidenci, nebo stačí jejich označení pořadovým číslem?

Pozor na podstatnou změnu v nové vyhlášce, která jasně definuje, kromě jiných povinností, obsahovou stránku samostatné evidence! Rozdíl v povinných údajích mezi podacím deníkem a samostatnou evidencí není velký.
§ 7 odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Musí se dokumenty evidované v samostatné evidenci současně označovat čísly jednacími?

Ne, nemusí.
Původce není povinen označovat dokumenty podléhající samostatné evidenci současně čísly jednacími.
Komentář k vyhlášce č. 191/2009 Sb.

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů      (nahoru)

Může číslo jednací obsahovat zkratku organizační jednotky původce, která je praktičtější než zkratka označení původce?

Číslo jednací může obsahovat zkratku organizační jednotky původce, funkčního zařazení (starosta, účetní, ředitelka apod.), nesmí však nahrazovat označení nebo zkratku původce. Číslo jednací obsahuje povinně vždy

• označení nebo zkratku označení původce
• pořadové číslo
• označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok

Další zkratky a označení jsou možná.
§ 8 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Je dostatečné, když se dokument evidovaný v samostatné evidenci označí pořadovým číslem a kalendářním rokem?

Není.
Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, které vždy obsahuje název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo.
§ 8 odst. 3 vyhlášky č. 191/2009 Sb.
Doporučujeme rozšířit evidenční číslo rovněž o označení v podobě kalendářního roku, pro který je samostatná evidence vedena.

Tvorba spisu      (nahoru)

Může být spis označen podle potřeby, například příjmením a jménem, nebo je povinné spis označovat pouze podle čísla jednacího prvního, tzv. iniciačního dokumentu?

Pokud je možné ve spisové značce podle správního řádu použít takové označení, které původce pro své účely obvykle užívá nebo z jiných důvodů považuje za účelné, je možné i běžný spis označit podle potřeby například příjmením a jménem. Povinnost označovat spis podle čísla jednacího iniciačního dokumentu neexistuje.
§ 9 odst. 3 vyhlášky č. 191/2009 Sb., § 17 odst. 1 z. č. 500/2004 Sb.
Je vhodné poznamenat, že mnozí původci budou pravděpodobně omezeni možnostmi produktu - elektronického systému spisové služby.
Tvorba označování spisů, označování spisů spisovými značkami (vyžaduje-li to jiný právní předpis), pod kterými je spis rovněž evidován, je původcem uvedena ve spisovém řádu nebo v jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád.

Rozdělování a oběh dokumentů      (nahoru)

Stále platí, že pověřený zaměstnanec určený k vyřízení dokumentu jeho převzetí potvrdí?

Takto jasně stanovenou povinnost platná vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby neuvádí. Původce má zajistit oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
§ 10 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb.
Záleží tedy na původci, jaké si stanoví podmínky ve vnitřní směrnici.

Vyřizování dokumentů      (nahoru)

Vyřizuje se odpověď na došlý dokument pod tímtéž číslem jednacím?

Tuto povinnost nezpochybnitelně stanovila zrušená vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Nová vyhláška č. 191/2009 Sb. povinnost neuvádí, ale v zájmu přehlednosti doporučujeme vyřízení doručeného dokumentu neevidovat samostatně, ale připojit k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím.
Některé firmy, které se zabývají elektronickými systémy spisové služby, doporučují každý dokument označovat jedinečným číslem jednacím, tzn. jiným číslem jednacím žádost a jiným číslem jednacím odpověď. Tento způsob považujeme zejména pro výkon spisové služby v listinné podobě za nevhodný a nepřehledný a způsobující naprosto zbytečně velké navýšení administrativy!
Firma nabízející produkt pro výkon spisové služby většinou prodává i službu, tzn., měla by na místo vnucování svých postupů, výhodných pouze pro ni, upřednostnit na prvním místě potřeby svého zákazníka a přizpůsobit své zboží podmínkám objednavatele.

Může se dokument vyřídit ústně nebo telefonicky?

Ano, může.
Vyřídí-li fyzická osoba pověřená původcem dokument při osobním kontaktu nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů. Pokud se jedná o dokument v analogové (písemné) podobě, učiní o tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu.
§ 11 odst. 2 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Jak se přiděluje dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůta?

Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta je nedílnou součástí každého typu dokumentu ve spisovém plánu, který je většinou přílohou Spisového řádu.
Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta se dokumentu přidělí nejpozději při jeho vyřízení. Totožné údaje povinně obsahuje podací deník nebo elektronický systém spisové služby.
§ 7 odst. 2 písm. i), § 11 odst. 3 vyhlášky č. 191/2009 Sb.
Doporučujeme mít kolonky pro spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu již v podacím razítku.

Vyhotovování dokumentů      (nahoru)

Musí mít e-mailová odpověď stejné náležitosti jako písemný dokument odesílaný v obálce?

Ano, měla by mít stejné náležitosti, pokud se jedná o zaevidovaný dokument nebo odpověď na zaevidovaný dokument, jde-li o dokument vytvořený původcem a určený k odeslání.
E-mail odeslaný prostřednictvím veřejné sítě Internet by měl být podepsán platným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Je-li to možné, doporučujeme nadřadit používání datové schránky.

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek      (nahoru)

Musí škola povinně používat elektronický podpis?

Pokud škola využívá komunikaci elektronickým způsobem, potom všechny odesílané dokumenty musí být opatřeny podpisem, založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, statutárního orgánu nebo jiné osoby oprávněné za něj jednat, anebo osoby, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena, a to bez ohledu na způsob odeslání
Totéž platí pro učené původce!
§ 65 odst. 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Může být v úředním razítku znak obce?

Obec může v některém ze svých razítek využít schválený znak obce. Pokud je takové razítko používáno, musí se dbát na to, aby jím byly označovány pouze dokumenty samosprávné působnosti, a to ještě ve stanovených případech. Naopak, úřední razítko, které se používá v přenesené působnosti na úřední dokumenty podle zvláštních právních předpisů, např. na rozhodnutí podle správního řádu, musí být standardizovaného rozměru a pouze s malým státním znakem.

Odesílání dokumentů      (nahoru)

Musí se k odeslání používat datová schránka?

Umožňuje-li to povaha dokumentu, orgán veřejné moci jej doručuje jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje na místě.
Umožňuje-li to povaha dokumentu a má-li fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba zpřístupněnu svou datovou schránku, orgán veřejné moci doručuje dokument této osobě prostřednictvím datové schránky, pokud se nedoručuje veřejnou vyhláškou nebo na místě.
Doručuje-li se způsobem podle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ustanovení jiných právních předpisů upravující způsob doručení se nepoužijí.
§ 17 odst. 1 z. č. 300/2008 Sb.
Doručování mezi orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky se nepoužije, pokud je z bezpečnostních důvodů mezi těmito orgány zavedena jiná forma elektronické komunikace.
§ 17 odst. 7 z. č. 300/2008 Sb.
Právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku je zřízena datová schránka Ministerstvem vnitra automaticky. Právnická osoba je poté povinna přijímat datové zprávy doručené informačním systémem datových schránek, nemusí ho však využívat pro jejich odesílání.

Ukládání dokumentů      (nahoru)

Musí původce evidovat dokumenty ve spisovně v archivní knize?

Evidovat se musí, ale zda se k evidenci využije Archívní kniha či jiný formulář, záleží na rozhodnutí původce. Původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty.
§ 16 odst. 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Vyřazování dokumentů ve skartačním řízení      (nahoru)

Co je skartační řízení?

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce.
§ 7 odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Co vše se zařazuje do skartačního řízení?

Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence.
§ 17 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

Je možné provést změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí?

Ano, je to možné, ale změnu skartační lhůty dokumentu po jejím uplynutí lze provést po schválení příslušným archivem. Upozorňujeme, že již neplatí pouhé oznámení příslušnému archivu podle zrušené vyhlášky č. 646/2004 Sb. Uvedená možnost změny až po schválení příslušným archivem je zákonným ustanovením.
§ 66 odst. 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí být zřízena skartační komise?

Původce nebo jeho právní nástupce, který žádá o výběr archiválií ve skartačním řízení, sestaví k provedení skartačního řízení skartační komisi.
§ 8 odst. 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Musí být archivu dodán doklad o zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“?

Ne, nemusí. Samozřejmostí musí být fakt, že zničení dokumentů skartačního znaku „S“ bylo provedeno až po vydaném souhlasu se zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, příslušným archivem. Doporučujeme likvidovat až po uplynutí lhůty podání k odvolání, která je uvedena v protokolu o provedeném skartačním řízení.
Upozorňujeme, že dokumenty, popřípadě úřední razítka, povolené ke zničení se znehodnocují tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
§ 18 odst. 3, 5 vyhlášky č. 191/2009 Sb.

VÝBĚR ARCHIVÁLIÍ      (nahoru)

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií      (nahoru)

Kdo má za povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií?

Tuto povinnost mají za podmínek stanovených zákonem tzv. veřejnoprávní původci a soukromoprávní původci vyjmenovaní v zákoně o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
§ 3 odst. 1 a 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Kdo provádí výběr archiválií?

Výběr archiválií z dokumentů původců - veřejnoprávních a soukromoprávních - provádí příslušný státní archiv ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení.
§ 6 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Výběr archiválií ve skartačním řízení      (nahoru)

Kdo odpovídá za řádné provedení skartačního řízení?

Za řádné provedené skartačního řízení odpovídá původce nebo jeho právní nástupce. Tyto subjekty jsou povinny umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.
§ 7 odst. 4 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Kdy se provádí skartační řízení?

Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce nebo jeho právní nástupce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.
§ 8 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Skartační řízení se provede vždy při zániku veřejnoprávního původce.
§ 8 odst. 3 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Výběr archiválií mimo skartační řízení      (nahoru)

Z jakých dokumentů se provádí výběr archiválií mimo skartační řízení?

Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů

• soukromoprávního původce,
• veřejnoprávního původce, jeho právního předchůdce, soukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý archiv, veřejnoprávního původce uložených u jeho právního nástupce, který není veřejnoprávním původcem, které neprošly skartačním řízením,
• nabídnutých vlastníkem České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy,
• nalezených.

§ 11 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

VÝVOZ ARCHIVÁLIE Z ÚZEMÍ ČESKÉ REPUBLIKY      (nahoru)

Co je vlastně archiválie?

Archiválií je takový dokument (i kniha), který byl na základě zákona státním archivem vybrán jako archiválie, prohlášen za archiválii a vzat do evidence archiválií - Národního archivního dědictví.
Zákonem je, kromě jiného, definován dokument, archiválie, způsob výběru archiválie i forma její evidence.
Dokument je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
§ 2 písm. d) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Původcem je každý, z jehož činnosti dokument vznikl.
§ 2 písm. c) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Archiválie je takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence.
§ 2 písm. e) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Výběrem archiválií se rozumí posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií.
§ 2 písm. f) z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Je možné vyvážet archiválie z území České republiky?

Ano, lze na dobu určitou, ale pouze z důvodu jejich

• vystavování
• konzervování
• restaurování
• vědeckého zkoumání,

a pouze s povolením ministerstva vydaného na základě žádosti vlastníka nebo držitele archiválie.
§ 29 odst. 1 a 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.

Může vlastník archiválie archiválii prodat?

V případě zamýšleného převodu vlastnictví archiválie je její vlastník - netýká se veřejnoprávních a soukromoprávních původců, kteří jsou ze zákona povinni uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií (nesmí prodávat) - povinen přednostně archiválii nabídnout ke koupi České republice, pokud se nejedná o převod:

• mezi osobami blízkými, spoluvlastníky, církevními právnickými osobami téže církve nebo náboženské společnosti
• do vlastnictví územního samosprávného celku
• do vlastnictví právnické osoby zřízené zákonem
• na státní podnik nebo na státní příspěvkovou organizaci.

§ 28 odst. 1 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Písemnou nabídku je vlastník povinen České republice učinit prostřednictvím Národního archivu, Archivu bezpečnostních složek nebo příslušného státního oblastního archivu.
§ 28 odst. 2 z. č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 243/2010 Sb.
Pro Královéhradecký kraj a Pardubickým kraj je místně příslušný Státní oblastní archiv v Zámrsku.

Přeskočit patičku